Ngày nay, việc tổ chức sự kiện trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động của nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Các sự kiện không chỉ là cơ hội để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mà còn là dịp để xây dựng thương hiệu, tạo dựng mối quan hệ và kết nối với khách hàng, đối tác.
Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện thành công, việc chuẩn bị một mẫu đơn xin tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Mẫu đơn này không chỉ giúp xin phép tổ chức sự kiện mà còn là cơ sở để lập kế hoạch chi tiết, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách viết mẫu đơn xin tổ chức sự kiện, từ việc xác định thông tin cần thiết đến lập kế hoạch chi tiết và quản lý ngân sách. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp một mẫu đơn xin tổ chức sự kiện tham khảo để bạn có thể sử dụng và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của mình.
Khái niệm và tầm quan trọng của mẫu đơn xin tổ chức sự kiện
Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện là một văn bản chính thức được sử dụng để xin phép các cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức một sự kiện nào đó. Mẫu đơn này thường bao gồm các thông tin chi tiết về sự kiện như mục đích, thời gian, địa điểm, kế hoạch tổ chức, ngân sách dự kiến và cam kết tuân thủ các quy định.
Việc có một mẫu đơn xin tổ chức sự kiện rõ ràng và chi tiết là vô cùng quan trọng vì nhiều lý do. Đầu tiên, nó giúp cơ quan có thẩm quyền nắm rõ thông tin về sự kiện và đánh giá tính khả thi, an toàn của nó. Thứ hai, một mẫu đơn xin tổ chức sự kiện được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn lập kế hoạch chi tiết, từ đó giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Cuối cùng, nó cũng là cơ sở để bạn quản lý ngân sách và các nguồn lực một cách hiệu quả.
Các thành phần cơ bản của mẫu đơn xin tổ chức sự kiện
Một mẫu đơn xin tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần bao gồm các thành phần cơ bản sau:
- Thông tin người xin tổ chức sự kiện
- Họ và tên người xin tổ chức sự kiện
- Địa chỉ liên hệ
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
- Thông tin về sự kiện
- Tên sự kiện
- Mục đích sự kiện
- Thời gian tổ chức (ngày, giờ)
- Địa điểm tổ chức
- Chi tiết chương trình sự kiện
- Dự kiến số lượng người tham gia
- Kế hoạch tổ chức sự kiện
- Lịch trình chi tiết của sự kiện
- Các hoạt động chính
- Phương án quản lý rủi ro
- Các biện pháp đảm bảo an ninh, an toàn
- Cam kết và xác nhận
- Cam kết tuân thủ các quy định của cơ quan có thẩm quyền
- Chữ ký của người xin tổ chức sự kiện
- Ngày tháng nộp đơn
Hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu đơn xin tổ chức sự kiện
Viết một mẫu đơn xin tổ chức sự kiện yêu cầu sự chi tiết và cẩn thận. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết giúp bạn viết mẫu đơn một cách hiệu quả.
Bước 1: Xác định thông tin cần thiết
Trước tiên, bạn cần thu thập và xác định rõ các thông tin cần thiết cho mẫu đơn xin tổ chức sự kiện. Điều này bao gồm thông tin cá nhân của người xin tổ chức sự kiện và các chi tiết về sự kiện như đã nêu ở trên. Việc xác định đầy đủ và chính xác các thông tin này sẽ giúp bạn có một mẫu đơn đầy đủ và dễ hiểu.
Bước 2: Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện
Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện là một bước quan trọng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Kế hoạch này nên bao gồm lịch trình chi tiết của sự kiện, các hoạt động chính, phương án quản lý rủi ro và các biện pháp đảm bảo an ninh, an toàn. Bạn cần phải suy nghĩ kỹ lưỡng về mọi khía cạnh của sự kiện để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Bước 3: Liệt kê và dự tính ngân sách
Ngân sách là một phần quan trọng trong mẫu đơn xin tổ chức sự kiện. Bạn cần liệt kê chi tiết các khoản chi chính như thuê địa điểm, thiết bị, nhân sự, ăn uống, trang trí, marketing,… Sau đó, dự tính nguồn tài trợ hoặc kinh phí dự kiến để đảm bảo bạn có đủ nguồn lực để tổ chức sự kiện. Việc lập kế hoạch ngân sách chi tiết sẽ giúp bạn quản lý tài chính một cách hiệu quả và tránh những phát sinh không mong muốn.
Bước 4: Viết cam kết và xác nhận
Phần cam kết và xác nhận là phần cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong mẫu đơn xin tổ chức sự kiện. Bạn cần cam kết tuân thủ các quy định của cơ quan có thẩm quyền và đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn, hiệu quả. Đừng quên ký tên và ghi rõ ngày tháng nộp đơn để mẫu đơn có giá trị pháp lý.
Bước 5: Kiểm tra và chỉnh sửa mẫu đơn
Sau khi hoàn thành mẫu đơn xin tổ chức sự kiện, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp và các thông tin được trình bày rõ ràng, dễ hiểu. Nếu cần, hãy nhờ người khác xem xét và góp ý để mẫu đơn của bạn hoàn chỉnh nhất có thể.
Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện tham khảo
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————————-
……., ngày…tháng…năm…
ĐƠN ĐỀ NGHỊ
(Về việc: Cấp phép tổ chức sự kiện)
Kính gửi: – Cục Nghệ thuật biểu diễn
– Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh …
– Ủy ban nhân dân ….
– Căn cứ Nghị định 79/2012/NĐ-CP quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.
Tên đơn vị: …………(1)
Địa chỉ: ……(2)
Điện thoại: ……(3)
Giấy phép kinh doanh: ……(4)
Quyết định thành lập đơn vị số: …….nơi cấp: ………(5)
Họ và tên người đại diện: ……(6)
Chức vụ: ……(7)
Căn cứ Quyết định số … ngày… của Hội đồng nghệ thuật… và điểm a khoản 1 Điều 3 Nghị định …/……/NĐ-CP:
“Điều 3. Chính sách của Nhà nước
Nhà nước ban hành các chính sách sau đây:
a) Khuyến khích tổ chức, cá nhân Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế tham gia biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu theo quy định của pháp luật; …”
Chúng tôi xin cấp Giấy phép tổ chức kiện:
Sự kiện: (8)
Bao gồm các chương trình:
– Tên chương trình: (9)
+ Thời gian: (10)
+ Thời lượng chương trình (số phút): (11)
+ Người chịu trách nhiệm chương trình: (12)
+ Địa điểm: (13)
– …
Chúng tôi xin cam kết:
– Thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số …/…./NĐ-CP ngày …/…./…. của Chính phủ quy định về biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu.
– Chịu trách nhiệm về mọi vi phạm pháp luật về quyền tác giả và quyền liên quan.
– Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.
Hồ sơ nộp kèm theo: (14)
– …
Kính mong Ủy ban nhân dân huyện B và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh A xem xét và giải quyết.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Hướng dẫn soạn thảo:
(1): Điền tên đơn vị tổ chức sự kiện
(2): Điền địa chỉ
(3): Điền điện thoại
(4): Điền giấy phép kinh doanh
(5): Điền quyết định thành lập đơn vị
(6): Điền họ tên người đại diện
(7): Điền chức vụ của người đại diện
(8): Điền tên sự kiện
(9): Điền tên chương trình
(10): Điền thời gian tổ chức
(11): Điền thời lượng chương trình diễn ra
(12): Điền tên người chịu trách nhiệm chương
(13): Điền địa điểm tổ chức
(14): : Điền hồ sơ kèm theo
Thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện:
– Thủ tướng Chính phủ: Thủ tướng Chính phủ có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện đối với những Hội nghị, Hội thảo quốc tế cấp cao mà thành viên tham dự hội thảo là những người đại diện cho các nước, vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế, có chức vụ tương đương từ Bộ trưởng trở lên, hoặc những hội thảo có nội dung liên quan đến những vấn đề trọng đại của đất nước (an ninh, quốc phòng, chính trị, tôn giáo, nhân quyền, biên giới, lãnh thổ) hoặc các vấn đề liên quan đến bị mật quốc gia.
– Các Cục, Bộ ngành liên quan: Các Cục, Bộ ngành liên quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện đối với những trường hợp mang tính chất vĩ mô thuộc Bộ và các cơ quan trung ương, hoặc thực hiện trong phạm vi từ 02 tỉnh trở lên hoặc có sự tham gia của yếu tố nước ngoài. Người thực hiện việc tổ chức sự kiện, hội thảo phải căn cứ vào lĩnh vực của nội dung sự kiện, hội thảo dự định tổ chức và căn cứ vào quy định của pháp luật để xác định chính xác thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.
– Đối với Cục Nghệ thuật biểu diễn, có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang cho các đối tượng nộp hồ sơ như sau: Các đơn vị thuộc cơ quan Trung ương như Nhà hát, Đoàn nghệ thuật, Nhà Văn hóa, Trung tâm Văn hóa – thể thao, Hội văn học, nghệ thuật, cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật, cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình và nhà hát, đoàn nghệ thuật thuộc lực lượng vũ trang;
và các doanh nghiệp có chức năng tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang (nếu doanh nghiệp này mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang theo sự cho phép của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) và tất cả các trường hợp khác có mời cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang.
– Đối với Bộ Văn hóa, Thể thao và du lịch có thẩm quyền cấp Giấy phép biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang cho các đối tượng sau:
+ Các đơn vị thuộc cơ quan Trung ương, như Nhà hát, Đoàn nghệ thuật, Nhà Văn hóa, Trung tâm Văn hóa – Thể thao, cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình, hội Văn học – nghệ thuật, cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật khi đơn vị này thực hiện việc mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;
+ Doanh nghiệp có chức năng tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang khi họ mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang tại nơi khác với nơi thành lập doanh nghiệp hoặc biểu diễn tại 02 tỉnh, thành phố trở lên.
+ Đối với việc tổ chức Hội thảo không thuộc các trường hợp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ, thì thủ trưởng các Bộ, Cục ở trung ương sẽ quyết định việc tổ chức hội thảo quốc tế tại cơ quan mình hoặc cấp Giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế cho những cơ quan, đơn vị trực thuộc, hoặc tổ chức nước ngoài phù hợp với phạm vi và quyền hạn của mình trong hoạt động quản lý nhà nước.
– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở ban ngành liên quan: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở ban ngành liên quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện đối với việc tổ chức những sự kiện, hội thảo không có yếu tố nước ngoài thì tùy thuộc vào nội dung, lĩnh vực của sự kiện, hội thảo và thực tế văn bản pháp luật của từng địa phương (ví dụ Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh) mà thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức, sự kiện hội thảo thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở liên quan.
– Sở Văn hóa, Thể thao và du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao: Sở văn hóa thể thao và du lịch có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện đối với tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang tại Việt Nam là Nhà hát.
Đoàn nghệ thuật, Nhà Văn hóa, Trung tâm Văn hóa – thể thao, Hội văn học, nghệ thuật, cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật, cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình và nhà hát, đoàn nghệ thuật thuộc lực lượng vũ trang thuộc địa phương thì thẩm quyền cấp Giấy phép sẽ thuộc về Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao.
– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện đối với các trường hợp Nhà hát; Đoàn nghệ thuật; Nhà văn hóa; Trung tâm văn hóa, thể thao; doanh nghiệp có chức năng tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;
Hội Văn học, nghệ thuật; cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật; Cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình; Chủ địa điểm, hộ kinh doanh tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang thực hiện việc mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang phạm vi địa phương thuộc một tỉnh/thành phố thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi thực hiện hoạt động biểu diễn sẽ có thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện.
Tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện Viwo tại đây >>>>>>>
Những lưu ý khi viết mẫu đơn xin tổ chức sự kiện
Khi viết mẫu đơn xin tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo mẫu đơn của bạn đầy đủ và chính xác.
- Cẩn thận với các thông tin chi tiết và số liệu
Mọi thông tin trong mẫu đơn xin tổ chức sự kiện cần được ghi chép cẩn thận và chính xác. Đặc biệt là các số liệu về thời gian, địa điểm và ngân sách. Việc sai sót trong các thông tin này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng và ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện.
- Trình bày rõ ràng và dễ hiểu
Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện cần được trình bày rõ ràng và dễ hiểu để cơ quan có thẩm quyền và các bên liên quan có thể dễ dàng nắm bắt thông tin. Sử dụng các tiêu đề, mục lục và cách định dạng văn bản hợp lý để mẫu đơn của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc.
- Tuân thủ các quy định và hướng dẫn của cơ quan tổ chức
Mỗi cơ quan tổ chức sự kiện có những quy định và hướng dẫn riêng về việc xin phép tổ chức sự kiện. Bạn cần tìm hiểu kỹ và tuân thủ các quy định này để mẫu đơn của bạn được chấp nhận. Nếu cần, hãy liên hệ với cơ quan tổ chức để được hướng dẫn cụ thể và chi tiết.
Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc xin phép tổ chức và lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Việc chuẩn bị một mẫu đơn kỹ lưỡng và chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn xin phép tổ chức sự kiện một cách dễ dàng mà còn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết và hướng dẫn chi tiết để viết mẫu đơn xin tổ chức sự kiện một cách hiệu quả.
Hãy luôn nhớ rằng, sự cẩn thận và chi tiết trong từng bước sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không mong muốn và mang lại sự thành công cho sự kiện của mình. Chúc bạn tổ chức được những sự kiện thật thành công và ấn tượng!
